Чтобы овладеть искусством управления временем, необходимо сначала определим на каком этапе вы находитесь. Речь пойдет об этапах освоения навыков. Ведь навыки, которыми вы владеете, появились не сразу. Посмотрите на этапы их формирования.
Первый этап - неосознанная некомпетентность. На этой стадии вы не знаете, что вы чего-то не знаете. Вы живете привычной жизнью, что-то успеваете, что-то нет, и вам кажется это нормальным. Затем вы замечаете, что ваш коллега живет более насыщенно. Кроме успехов на работе, он успевает заниматься семьей, хобби и общественной деятельностью. Вы приходите к стадии осознанной некомпетентности. То есть теперь вы знаете, что чего-то не знаете. Вам хочется изменить это, вы учитесь, используете новые инструменты. Так вы оказываетесь на стадии осознанной компетентности. Вы прилагаете усилия, практикуетесь и доводите действия до автоматизма. Это стадия неосознанной компетентности. Это высшая точка на пути новых знаний и навыков.
Давайте внесем ясность и разложим управление временем на элементы:
Первый - стратегия. Прежде, чем куда-то идти, надо знать куда.
Второй элемент - технологии. Выбираем и используем технологии, которые помогут идти к цели, осуществлять стратегию.
Третий элемент - эффективность. Зная цель и имея технологии стремимся делать больше в единицу времени. При этом не ломаем себя, и не брезгуем короткими путями.
Четвертый элемент. Философия. Пока мы осуществляем выбранные цели, периодически возвращаемся к вопросу, почему мы выбрали именно ее. Приблизиться к пониманию этого элемента вам поможет анализ целей.
Цель любого начинания это конечный пункт на пути от “А” до “В”. Для того, чтобы знать как доехать до “В”, нужно описать станцию “А”. Согласитесь, что сейчас вы можете описать текущую ситуацию одной фразой. Например, “я не успеваю выполнять все дела” или “я делаю задачи медленно”. Если исходить из такой абстрактной формулировки, то непонятно куда идти дальше.
Давайте посмотрим как формулировать цели так, чтобы они выполнялись. Взгляните на технологию СМАРТ.
Итак, цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и привязанной ко времени. Возможно, вы ставили цель управлять своим временем или выполнять работу быстрее. Теперь вы видите, что это не еще не совсем цель.
Посмотрите на пример. Вам поступил заказ разработать брошюру по тайм-менеджменту. Цель будет звучать примерно так: Отправить файл проекта брошюры заказчику не позднее тридцатого марта.
Проверим цель на соответствие критериям СМАРТ. Цель конкретная. Обратите внимание, я написал не абстрактное “сдать проект”, а то, что стоит за этим, то есть отправку. Цель измерима потому что имеется ввиду один файл. Цель достижима, так как разработка печатных материалов это то, чем я занимаюсь. Цель актуальна, ведь ее результата ждет заказчик. И она привязана ко времени.
Теперь глядя на эту конкретную, но все еще большую цель, мы делим ее на составляющие. Вот так может выглядеть самый простой способ декомпозиции цели.
Как видите, у вас в итоге получается план работ с промежуточными дедлайнами. Если задача большая и ее трудно сразу разделить на несколько этапов, то нарисуйте майндмэп. Вот пример.
Как видите, каждый следующий этап деления дает нам более конкретные цели.
Со временем вы будете знать, сколько времени уходит на каждую операцию. Так вы сможете планировать свое время еще точнее. Кроме планируемого времени советую в каждой задаче прописывать какие еще ресурсы нужны для ее выполнения. Возможно, окажется, что задачу нужно будет делить еще.
Интересный момент с количеством подцелей. Мозг устроен так, что может контролировать семь плюс минус два объекта. Это относится и к задачам. Поэтому хорошо, если ваша задача поделится на пять тире девять подзадач. Если получается больше, попробуйте поделить задачу верхнего уровня на две и потом уже делить их. Главное, чтобы вы не пугались, если у вас получается бесчисленное множество подзадач. Это может давить психологически.
Итак, семь плюс минус две - с таким количеством задач хорошо работает предсознание. Сознание же работает только с одним объектом. А подсознание с бесконечным множеством.
Чтобы эффективно управлять своим временем, нужно уметь перемещать эти задачи между уровнями сознания. Придумайте свою систему, которая поможет вам в этом. Например, если говорить про блокнот, то на одном развороте у вас могут находиться задачи нижнего уровня. Вы выделяете текущую задачу рамкой или еще как-нибудь. А когда задача выполнена, можно ее закрасить или заклеить стикером. Но в этом примере перед нами маячат и задачи, которыми мы сейчас не занимаемся. Тогда можно изначально каждую задачу записать на отдельный стикер и после выполнения вклеивать его в раздел “готово”. Думаю, в специальных приложениях этот принцип реализовать легче и, скорей всего, у вас в компании есть сервис, позволяющий это делать. Но порой бывает важно почувствовать задачу физически, потрогать ее руками. Попробуйте оба способа.
Вы узнали, что сознание работает только с одним объектом. А как же понятие “многозадачность”, которое указывается в каждой второй вакансии? Смотрите: под этим термином подразумевается быстрое переключение между задачами, когда мы делаем одно дело, прерываемся на другое и возвращаемся к первому. Некоторые и вовсе имеют ввиду выполнение нескольких дел одновременно. Например, просмотр обучающего ролика и мониторинг почты. Но ни один из этих вариантов не работоспособен. Та часть мозга, которая отвечает за мыслительные процессы, свойственные только человеку, не может переключаться так быстро с одного на другое. А вот примитивная часть мозга может переключаться, только она отвечает за другие процессы. Например, примитивный мозг может переключить нас с бега на прыжки, а потом на езду верхом с хлопаньем в ладоши. Эти части мозга разные и не надо приписывать их свойства друг другу. Поэтому когда вас просят работать в режиме многозадачности, вежливо кивните. А потом скиньте ссылку на эту статью.